Fehlerhafte E-Rechnung erhalten: was Sie jetzt tun können

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, ohne Ausnahme und unabhängig von der Größe. Viele Betriebe stellen seitdem fest, dass die Dateien, die bei ihnen ankommen, sich nicht sauber verarbeiten lassen.

Der Zentralverband des Deutschen Handwerks hat zwischen Januar und Februar 2026 1.926 Betriebe aus 52 Handwerkskammern befragt. Rund zwei Drittel berichteten von Problemen beim Empfang: Dateien, die sich nicht validieren lassen, Prüfwerkzeuge von Sender und Empfänger, die zu unterschiedlichen Ergebnissen kommen, und Hybrid-Rechnungen, bei denen der Datensatz nicht zur sichtbaren PDF passt. Der Verband führt das überwiegend auf die Software zurück, nicht auf die Betriebe. (Quelle: ZDH-Umfrage, Januar bis Februar 2026.)

Warum das mehr ist als ein technisches Ärgernis

Eine Rechnung, die den formalen Anforderungen nicht entspricht, kann den Vorsteuerabzug gefährden. Das ist der eigentliche Grund, warum eine nicht prüfbare Eingangsrechnung nicht einfach abgeheftet werden sollte, und warum es sich lohnt, den Fehler sauber zu dokumentieren, statt ihn zu umgehen.

Was Sie nicht tun dürfen

Sie dürfen eine erhaltene Rechnung nicht selbst technisch nachbessern. Weicht die Datei ab, muss der Lieferant eine korrigierte Rechnung ausstellen. Ihre Aufgabe ist es, den Fehler zu benennen, nicht ihn zu beheben.

So belegen Sie den Fehler

• Prüfen Sie die Datei gegen die europäische Norm EN 16931 und das nationale Profil, das darauf aufbaut.
• Notieren Sie die Regel, an der die Prüfung scheitert, etwa BR-DE-19 oder BR-CO-15.
• Schicken Sie dem Lieferanten die Regel und den Prüfbericht, nicht nur den Satz, dass es nicht funktioniert.

Eine benannte Regel ist etwas, das die Buchhaltung auf der Gegenseite an ihren Softwareanbieter weitergeben kann. „Ihre Rechnung lässt sich nicht öffnen“ ist es nicht.

Wenn zwei Prüfwerkzeuge sich widersprechen

Genau davon berichten die befragten Betriebe. Dann hilft ein Werkzeug, das dieselbe Prüflogik verwendet wie die öffentliche Verwaltung: den offiziellen KoSIT-Validator. Unser Prüfer führt genau diese Prüfung durch, kostenlos und ohne Konto, und er zeigt Ihnen die Regel im Klartext, damit Sie sie weitergeben können.