Rechnung an eine Bundesbehörde: XRechnung, Leitweg-ID und OZG-RE

Wer eine deutsche Bundesbehörde beliefert, muss elektronisch abrechnen. Ein PDF genügt nicht, gleich was darin steht. Verlangt wird eine XRechnung als strukturierte XML-Datei. Das gilt unabhängig davon, wo Ihr Unternehmen seinen Sitz hat.

Wohin die Rechnung geht

Seit dem 19. September 2025 nimmt die unmittelbare Bundesverwaltung Rechnungen über eine einzige Plattform entgegen, die OZG-RE. Sie hat die frühere ZRE abgelöst, deren Betrieb zum 31. Dezember 2025 endete. Die Registrierung ist kostenlos und steht jedem Unternehmen offen, das an eine Bundesbehörde fakturiert, auch Unternehmen aus dem Ausland.

Nach der Registrierung stehen vier Einreichungswege zur Wahl: ein Webformular, ein Datei-Upload, eine kontogebundene E-Mail-Adresse und das Peppol-Netz. Sie entscheiden; für keinen davon müssen Sie einen Netzzugang kaufen.

Die Leitweg-ID

Die Leitweg-ID ist der Routing-Code, der sagt, zu welcher Stelle die Rechnung gehört. Sie denken sich diese Nummer nicht aus: Der Auftraggeber gibt sie Ihnen, in der Ausschreibung, im Vertrag oder in der Bestellung, und Sie können ihn danach fragen, wenn Sie sie nicht finden.

Eine Rechnung mit fehlender oder falscher Leitweg-ID wird zurückgewiesen, und eine zurückgewiesene Rechnung wird nicht bezahlt.

Was die Datei erfüllen muss

• XRechnung 3.0, wahlweise als UBL oder als CII. Beide Syntaxen sind zulässig.
• Gültig gegen die Norm EN 16931 und das deutsche Profil, das darauf aufbaut.
• Mit der Leitweg-ID im Feld für die Käuferreferenz (BT-10).

Wenn Sie kein deutsches Unternehmen sind

Die Pflicht trifft Sie genauso wie einen deutschen Lieferanten, und die meisten deutschen Rechnungswerkzeuge gibt es nur auf Deutsch. Unseres nicht: Das Formular gibt es auch auf Englisch, Französisch, Niederländisch und Spanisch, während die erzeugte Datei die Codes der Norm trägt, und die sind in jeder Sprache dieselben.